Bewirtungskosten - damit das Essen auch nach der Betriebsprüfung keinen faden Beigeschmack erhält

Bewirtungskosten fallen bei fast allen Unternehmern an. Die Gewinn mindernde steuerliche Absetzbarkeit der Bewirtungen ist häufiges Streitthema zwischen Unternehmer und Finanzamt. Nachfolgend finden Sie die wichtigsten Rahmenbedingungen, die Ihre Bewirtungskosten erfüllen sollten, um der Diskussion mit dem Betriebsprüfer vorzubeugen.

 

Wann liegt eine Bewirtung vor?

 

Eine Bewirtung liegt vor, wenn ein geschäftllicher Anlass zugrunde liegt. Dies liegt vor, wenn bereits eine Geschäftsbeziehung mit der bewirteten Person vorliegt oder eine Geschäftsbeziehung angebahnt werden soll.

 

Wichtig:

Falls ausschließlich Arbeitnehmer bewirtet werden, liegt eine sogenannte betriebliche Veranlassung vor. Reine Arbeitnehmerbewirtungen sind in vollem Umfang als Betriebsausgabe abzugsfähig, lösen jedoch ggf. Lohnsteuerpflicht /Sozialversicherungspflicht bei Arbeitnehmer aus.

 

Eine Bewirtung liegt auch vor, wenn ein Geschäftspartner auf Veranlassung des Bewirtenden in einer Gaststätte oder Kantine alleine eine Mahlzeit einnimmt. Ebenfalls unter die Beschränkung fällt die Bewirtung von freien Mitarbeitern und Handelsvertretern, selbst wenn es sich um betriebsinterne Schulungen handelt.

 

Bei einer Bewirtung muss die Darreichung von Speisen und/oder Getränken eindeutig im Vordergrund stehen (BFH vom 16.02.1990, III R 21/86).

 

Keine Bewirtung sind übliche Gesten der Höflichkeit wie zum Beispiel Kaffee, Tee, Gebäck anlässlich einer Besprechung. Hierbei ist alleine die Art und der Umfang der Verköstigung entscheidend dafür, ob es sich um eine Aufmerksamkeit oder um eine Bewirtung handelt: Während Kaffe, Gebäck, Süßigkeiten, belegte Brötchen als Aufmerksamkeit zählen, fällt die Pizza oder das Fastfood-Essen unter den Begriff der Bewirtung. Das gilt auch dann, wenn Kaffee und Gebäck teurer sind als der schnelle Imbiss.

 

Abgrenzung zur privaten Veranlassung und Aufteilung bei Mischveranstaltungen

 

Privat veranlasste Bewirtungskosten können steuerlich nicht abgezogen werden. Entscheidend ist der Anlass der Bewirtung (BFH vom 27.02.1997, IV R 60/96). So ist zum Beispiel eine Einladung an Geschäftsfreunde anlässlich des Geburtstags oder privaten Feier des Steuerpflichtigen stets privat veranlasst. Die Aufwendungen sind stets in vollem Umfang nicht abzugsfähig.

 

Bei Veranstaltungen, die sowohl privat als auch geschäftlichen Charakter haben, hat der BFH mit Urteil vom 08.07.2015 - VI R 46/14 entschieden, das trotz eines persönlichen Ereignisses (hier war dies der 30. Geburtstag) Aufwendungen betrieblich veranlasst sein können (in dem zu beurteilenden Sachverhalt handelte es sich um die Bestellung zum Steuerberater). Es sind dabei auch Kriterien wie Gästeliste, Zusammensetzung der Gäste und Ort der Veranstaltung maßgeblich. In solchen Fällen sind die Kosten der Veranstaltung aufzuteilen. Voraussetzung für die Aufteilung ist jedoch eine betriebliche Mitveranlassung von mindestens 10%. Der BFH erlaubte im zu beurteilenden Sachverhalt eine Aufteilung anteilig nach der Anzahl der jeweiligen Gäste.

 

Hinweis: Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass, aber in der Wohnung des Steuerpflichtigen gehören gemäß Finanzverwaltung zu den Kosten der privaten Lebensführung und sind somit nicht abzugsfähig als Betriebsausgabe.

 

Abgrenzung zur Warenverkostung

 

Aufwendungen für Produkt- oder Warenverkostungen zählen nicht zu den Bewirtungsaufwendungen. Kleine Aufmerksamkeiten, wie zum Beispiel Brot bei einer Weinprobe, führen ebenfalls nicht zu einer Bewirtung.

 

Angemessenheitsprüfung von Bewirtungen

 

Unangemessene Kosten sind nicht abzugsfähig. Ob und inwieweit Bewirtungsaufwendungen angemessen sind, richtet sich nach den Umständen des Einzelfalls, der allgemeinen Verkehrsauffassung und den jeweiligen Branchenverhältnissen (z. B. Größe des Unternehmens, Umsatz, Gewinn, Bedeutung der Geschäftsbeziehung, Konkurrenz, Großauftrag). Sollte der Bewirtungsaufwand unangemessen sein, kann er gänzlich vom Abzug ausgeschlossen sein, wenn er seiner Art nach bereits unangemessen ist (z. B. beim Besuch eines Nachtclubs); ist der Aufwand nur der Höhe nach unangemessen, ist er aufzuteilen: · Der unangemessene Anteil ist nicht abziehbar, einschließlich der enthaltenen Vorsteuern. · Nur der angemessene Teil ist abzugsfähig, wobei dieser Teil bei der Bewirtung von Geschäftsfreunden um 30 % zu kürzen ist (siehe Behandlung angemessene Bewirtungsaufwendungen). Die Vorsteuer aus dem angemessenen Teil bleibt zu 100 % abziehbar.

 

Behandlung angemessene Bewirtungsaufwendungen

 

Angemessene nachgewiesene (s.u.) Bewirtungsaufwendungen sind nur zu 70 % abziehbar. Die nicht abzugsfähigen 30 % sollen in typisierter Form die private Haushaltsersparnis durch die ohnehin notwendige Nahrungsaufnahme berücksichtigen. Die frühere Beschränkung des Vorsteuerabzugs auf 70 % ist nicht mehr anzuwenden. Die Vorsteuer kann damit immer zu 100 % abgezogen werden, auch aus dem ertragsteuerlich nicht abziehbaren 30 %-Anteil (sofern die Bewirtungskosten angemessen sind, s. o.).

 

Nachweispflicht für Bewirtungskosten

 

Der Steuerpflichtige muss schriftlich folgende Angaben machen:

 

Namen der Teilnehmer der Bewirtung

Es müssen alle Personen namentlich aufgeführt werden, die an der Bewirtung teilgenommen haben. Eine Identifizierung muss ermöglicht werden, sodass ggf. auch Vorname und Adresse bzw. Firma vom Finanzamt nachgefordert werden können. Auch die an der Bewirtung teilnehmenden Arbeitnehmer des Bewirtenden müssen namentlich benannt werden.

 

Auf die Angabe der Namen kann verzichtet werden, wenn die Feststellung dem Steuerpflichtigen nicht zugemutet werden kann (z.B. Betriebsbesichtigung durch eine große Gruppe). In diesen Fällen genügen die Angabe der Zahl der Teilnehmer sowie eine die Personengruppe kennzeichnende Sammelbezeichnung.

 

Anlass der Bewirtung

Der konkrete Anlass der Bewirtung muss angegeben werden. Allgemeine Angaben z.B. Kundenbewirtung, Arbeitsessen, Kundenpflege ist nicht ausreichend.

 

Unterschrift

Die Angaben sind mit der Unterschrift des Bewirtenden zu versehen.

 

Ort und Tag der Bewirtung

Ort und Tag der Bewirtung müssen auf einen Eigenbeleg eingetragen werden, wenn die Bewirtung nicht in einer Gaststätte stattgefunden hat. In der Regel gehen diese Angaben aus der Rechnung des Restaurants hervor und müssen daher in diesen Fällen nicht zusätzlich angegeben werden.

 

Bewirtungsaufwendungen sind einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen (separates Konto „Bewirtung“). Die Verletzung der Aufzeichnungspflicht führt zu nicht abzugsfähigen Betriebsausgaben.

 

Umfang der Bewirtungsaufwendungen

 

Grundsätzlich versteht man unter Bewirtung den „Verzehr von Speisen, Getränken und sonstigen Genussmitteln”, wobei deren Darreichung eindeutig im Vordergrund steht. Zu den Kosten der Bewirtung gehören nicht nur die Rechnung für die eigentliche Bewirtung, sondern auch Nebenkosten wie Trinkgelder und Garderobengebühren.

 

 

Nicht zu den Bewirtungskosten zählen hingegen Übernachtungskosten, Fahrtkosten und Eintrittsgelder für Veranstaltungen.

 

Bewirtung in der betriebseigenen Kantine

 

Bei Bewirtungen in einer betriebseigenen Kantine wird aus Vereinfachungsgründen von der Finanzverwaltung zugelassen, dass die Aufwendungen nur aus den Sachkosten der verabreichten Speisen und Getränke sowie den Personalkosten ermittelt werden. Es wird nicht beanstandet wenn je Bewirtung ertragsteuerlich ein Betrag von 15 € angesetzt wird, wenn der Ansatz nicht zu einer offenbar unzutreffenden Besteuerung führt.